9 astuces pour mieux gérer ses réunions en visioconférence !
Par les circonstances, les réunions en visio ont été amenées à se multiplier au cours des dernières années.
Nombre d’entre nous, on put s’apercevoir que c’est loin d’être un exercice de tout repos pour qu’elle soit pleinement réussie.
Il faut en maîtriser le rythme et la fluidité afin que la réunion puisse parfaitement remplir son rôle. Une réunion en visio requiert de nombreux prérequis pour être réussie, car une réunion bien préparée constitue le premier pas de son efficacité !
1 - Vérification technique
Pour éviter de plomber la réunion alors qu’elle vient tout juste de commencer.
Ça ne demande pas grand-chose, surtout si ça permet d’éviter tout contretemps fâcheux et malvenu. Un petit tour rapide de la caméra, du son, de la connexion et tous les voyants sont alors au vert !
2- Eteindre périodiquement sa webcam
Il est vrai qu’il demeure important de maintenir le contact visuel à distance. Mais de temps à autre, éteindre momentanément la caméra, n’a jamais fait de mal à personne, d’autant plus lorsqu’il y a un certain nombre d’intervenants. Et bien évidemment cela s’avère valable au moment où vous ne disposez pas de la parole.
3 - Aménager des temps informels
La réunion sera meilleure, si vous parvenez à alterner les moments purement professionnels et ceux un peu plus informels. Dans les moments impartis, entrez dans le vif du sujet et dans ceux un peu plus creux laissez émerger les discussions un peu plus légères.
4- Utiliser davantage le chat
Le chat, un outil fort précieux et pourtant trop souvent délaissé. Il permet d’aérer la conversation, en ne surchargeant pas le flux oral et surtout il peut s’avérer pratique pour délivrer des informations complémentaires, qui peuvent néanmoins valoir leur pesant d’or !
5- Optimiser l’attention
L'attention d’autrui est une ressource rare, précieuse et surtout très volatile. Pour la maintenir et la capter tout au long du déroulement de la réunion. Il faut optimiser l’attention des participants ,en évitant tous les éléments non-essentiels qui obstruent son maintien.
6 - Etablir un règlement
Pas non plus la peine d’édicter un règlement à rallonge digne des conditions d’utilisation des bons de réduction. Mais il est vrai qu’un petit mode d’emploi peut toujours servir et permettre d’optimiser le déroulé, pour en rendre la réunion meilleure pour chacun.
7- Une salle d’attente
Une salle d’attente pour réguler sereinement le trafic. Et permettre à chacun de se préparer tranquillement avant de se jeter dans le grand bain. Voyez par ici une forme de mise en condition tout en douceur !
8 - Couper tous les micros
Que l’on veuille ou non, une réunion est une expérience collective qui s’apparente à un grand direct. Et pour que l’expérience en soit que meilleure, il serait plus inspiré d’éviter toutes interférences. Des interférences insupportables pour tout le monde et qui perturbent le bon déroulement des événements. On en a tous fait malheureusement l’amère expérience un jour. Un seul micro ouvert à la fois et bien mieux la réunion s’en portera !
9 - Afficher les noms des participants au lieu de l’identifiant de l’utilisateur
Il arrive bien souvent que tous les participants ne se connaissent pas entre eux. Le cadre professionnel n’empêche pas d’instaurer une ambiance cordiale et propice à l’échange. Il est toujours plus agréable sur le plan humain de mettre un nom sur un visage plutôt qu’un identifiant du type “VK9XP”, peut-être une histoire de perception dira-t-on !
Le risque zéro n’existe pas, mais si vous parvenez à suivre nos conseils, vos réunions devraient dans l’ensemble se dérouler sans accroc !
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